1. CHI È?

L'assistente di direzione è la figura professionale che "supporta i vertici della struttura per la quale lavora, nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo". *

* Fonte ISFOL- Istituto per lo Sviluppo della FOrmazione professionale dei Lavoratori (opera in collaborazione con Ministero del lavoro e delle politiche sociali e Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca)

Il profilo dell'assistente

Helga Ogliari, Consulente di carriera

2. COSA FA?

Le attività che da sempre caratterizzano il ruolo dell’assistente di direzione sono:

• Smistamento della posta e delle telefonate
• Archiviazione pratiche
• Gestione dell’agenda del capo
• Prenotazione di viaggi

A queste attività si sono via via aggiunte altre attività che rendono questo ruolo sempre più complesso da definire.

All’assistente di direzione oggi si chiede di:

• produrre documenti (e quindi non solo trascrivere quanto dettato dal capo come vediamo in alcuni film anni 80)
• tradurre testi
• organizzare riunioni (a partie dalla convocazione fino al verbale)
• affiancare il manager durante i viaggi ed i meeting di lavoro
• diffondere regolamenti e procedure
• redigere report
• organizza fieree meeting
• occuparsi di pubbliche relazioni

Ma soprattutto è compito dell’assistente gestire i flussi di comunicazione da e verso il capo. L’assistente di direzione è stata infatti paragonata ad un vigile che regola il traffico delle comunicazioni.

Ai compiti sopraelencati che potremmo definire di supporto generale si aggiungono poi compiti di carattere funzionale ovvero quelli che cambiano in relazione alla funzione di appartenenza.  Ad esempio:

• un sales assistant spesso gestisce l’agenda di più venditori, realizza presentazioni di prodotti;
• in area amministrativa l’assistant supporta la direzione nella pianificazione e nella programmazione economica, nella gestione del rapporto con i fornitori;
• nell’ambito delle risorse umane l’assistant si occupa della gestione delle informazioni sul personale e supporta il manager nell’organizzazione della formazione e del reclutamento.

Profilo, livelli retributivi e aspettative delle manager assistant in Italia

I risultati dell'indagine di Secretary.it e Od&M Consulting, società di consulenza specializzata in indagini retributive

• Report dettagliato
• Analisi sintetica

The Definitive Personal Assistant & Secretarial Handbook

• Intervista integrale
• Sintesi in italiano

3. UNA PROFESSIONE, TANTI RUOLI

Il ruolo, le responsabilità, le competenze di un'assistente variano spesso in relazione al ruolo del capo e alla funzione di appartenenza come dimostrano le job description qui riportate. 

Che cos'è una job description?

Una job description è un moderno strumento per la descrizione e la corretta interpretazione delle principali caratteristiche di una posizione organizzativa.

	Le job description
	Scrivi la tua job description E condividila con il tuo capo o il tuo responsabile risorse umane

Il punto di vista delle aziende

Tiziana Loscialpo, Secretary Plus

4. LE COMPETENZE SOFT DELL’ASSISTENTE DI DIREZIONE

Dietro una performance eccellente c'è un mix di competenze.

• Cos’è una competenza? 
• Come funziona?
• Quali sono le competenze più richieste alle manager assistant?
• Competenti si nasce o si diventa?

	Le competenze dell’assistente di direzione
	Dietro una performance eccellente La forza delle competenze soft
	Esercizio di autovalutazione e scheda di allenamento

Il mix di competenze

Helga Ogliari, Consulente di carriera

5. APPROFONDIMENTI

Letture consigliate

Sue France, The Definitive Personal Assistant & Secretarial Handbook, Kogan Page 2009

Daniel Goleman, Lavorare con intelligenza emotiva, BUR, Biblioteca Universale Rizzoli 1997

In questo mondo sempre più “flessibile”, le caratteristiche più importanti per avere successo  sono quelle appartenenti alla sfera dell’intelligenza emotiva. Oggi ottimismo, adattabilità, spirito d’iniziativa ecc. alla lunga contano più del quoziente intellettivo o della preparazione tecnica. Goleman illustra tutto ciò con una serie di esempi tratti dal mondo del lavoro. Un libro pubblicato a metà degli anno 90 ma sempre attualissimo!

Franco Batini e Andrea Fontana, Storytelling kit: 99 esercizi per il pronto intervento narrativo, Etas 2010

Un vademecum per provocare storie e far pensare attraverso le storie, con “impulsi alla narrazione”, esercitazioni e tracce che potranno essere usati immediatamente: per promuovere la carriera, lanciare nuovi prodotti, creare legami con i colleghi, organizzare eventi mediatici e potenziare l’immagine della propria azienda.

Richard Templar, Fare carriera, Tecniche Nuove 2011

Pensi di essere un professionista nel tuo settore? Hai studiato e lavorato sodo per far bene il tuo lavoro? Ok, però ora è venuto il momento di fare qualcosa di più, è venuto il momento di fare carriera. 

Questa, in sostanza, la tesi di Richard Templar, consulente aziendale che ha condensato la propria esperienza nelle “10 regole d’oro per fare carriera”. Eccole.

1. Comportati sempre in modo coerente.
2. Ricorda che vieni giudicato costantemente.
3. Elabora un piano.
4. Se non puoi dire nulla di gradevole resta zitto.
5. Proteggi te stesso.
6. Mimetizzati.
7. Sii sempre un passo avanti.
8. Coltiva la diplomazia.
9. Conosci il sistema e sfruttalo.
10. Gestisci la concorrenza.

Cary J. Broussard, Come riconoscere il lupo cattivo e vivere felice (senza la nonna), Sperling & Kupfer 2006

L’autrice è un’esperta di marketing ed è portavoce della specificità delle donne a lavoro. Ha ideato anche il programma Wyndham Women on their way che ha migliorato i servizi in viaggio d’affari per donne in tutto il mondo. Il libro contiene 10 celebri fiabe (Cenerentola , Biancaneve, Cappuccetto Rosso, Hansel e Gretel, Il brutto anatroccolo, Pollicina, Scarpette rosse, la bella addormentata, Raperonzolo, la Bella e la Bestia) da cui l’autrice ha tratto degli insegnamenti per fare carriera o semplicemente per vivere felici in azienda.

Glossario aziendale

Link utili

• I consigli per un cv di successo
• Il colloquio di lavoro
• Personal storytelling: gli esercizi che fanno bene alla carriera
• Soddisfazione e motivazione a lavoro

Intervista doppia: assistente manager

Daniela Fasano e Gerhard Dambach, Bosch Italia

6. PER FINIRE

Valuta con un test il lavoro che hai fatto.

• Hai seguito i video?
• Hai approfondito i temi raccolti nelle slide?
• Hai letto le interviste?
• Hai fatto gli esercizi?

Test di autovalutazione

7. INFORMAZIONI E ABBONAMENTO

Gli spuntini formativi sono un percorso di aggiornamento online per assistenti di direzione, con certificazione A.G.A.- American Global Assistant.

Infatti in qualsiasi momento tu decida di acquistare l'abbonamento, troverai a tua disposizione tutti gli spuntini pubblicati fino al 31/12/2012.

Tutti i temi del 2012

1. L’assistente efficiente ed efficace: la gestione del tempo
2. L’organizzazione di eventi
3. Meno stress e più energia in azienda
4. Perché io valgo: personal branding e leadership per assistenti di direzione
5. Le chiavi per la soluzione dei problemi
6. Business writing for assistant
7. Il viaggio perfetto
8. Economics for assistant
9. Social media for assistant
10. Diversity management for assistant

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