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Formazione

Si ringraziano

Secretary Plus

 

Helga Ogliari

La mia carriera.it

Secretary.it e la Formazione

Ogni anno Secretary.it propone un ricco calendario formativo per soddisfare le specifiche esigenze aziendali e la crescita personale dell’assistente di direzione

Scarica la presentazione

DEMO gratuita Spuntini formativi

PROFESSIONE ASSISTENTE DI DIREZIONE


1. CHI È?

L'assistente di direzione è la figura professionale che "supporta i vertici della struttura per la quale lavora, nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo". *

 

 

* Fonte ISFOL- Istituto per lo Sviluppo della FOrmazione professionale dei Lavoratori (opera in collaborazione con Ministero del lavoro e delle politiche sociali e Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca)

VideoIl profilo dell'assistente

 

Helga Ogliari, Consulente di carriera


2. COSA FA?

Le attività che da sempre caratterizzano il ruolo dell’assistente di direzione sono:

  • Smistamento della posta e delle telefonate
  • Archiviazione pratiche
  • Gestione dell’agenda del capo
  • Prenotazione di viaggi

A queste attività si sono via via aggiunte altre attività che rendono questo ruolo sempre più complesso da definire.

All’assistente di direzione oggi si chiede di:

  • produrre documenti (e quindi non solo trascrivere quanto dettato dal capo come vediamo in alcuni film anni 80)
  • tradurre testi
  • organizzare riunioni (a partie dalla convocazione fino al verbale)
  • affiancare il manager durante i viaggi ed i meeting di lavoro
  • diffondere regolamenti e procedure
  • redigere report
  • organizza fieree meeting
  • occuparsi di pubbliche relazioni

Ma soprattutto è compito dell’assistente gestire i flussi di comunicazione da e verso il capo. L’assistente di direzione è stata infatti paragonata ad un vigile che regola il traffico delle comunicazioni.

 

Ai compiti sopraelencati che potremmo definire di supporto generale si aggiungono poi compiti di carattere funzionale ovvero quelli che cambiano in relazione alla funzione di appartenenza.  Ad esempio:

  • un sales assistant spesso gestisce l’agenda di più venditori, realizza presentazioni di prodotti;
  • in area amministrativa l’assistant supporta la direzione nella pianificazione e nella programmazione economica, nella gestione del rapporto con i fornitori;
  • nell’ambito delle risorse umane l’assistant si occupa della gestione delle informazioni sul personale e supporta il manager nell’organizzazione della formazione e del reclutamento.
Slide

Profilo, livelli retributivi e aspettative delle manager assistant in Italia

 

I risultati dell'indagine di Secretary.it e Od&M Consulting, società di consulenza specializzata in indagini retributive

 

 


 

Testo

The Definitive Personal Assistant & Secretarial Handbook


3. UNA PROFESSIONE, TANTI RUOLI

Il ruolo, le responsabilità, le competenze di un'assistente variano spesso in relazione al ruolo del capo e alla funzione di appartenenza come dimostrano le job description qui riportate. 

 

Che cos'è una job description?

Una job description è un moderno strumento per la descrizione e la corretta interpretazione delle principali caratteristiche di una posizione organizzativa.

 

Link

Le job description

 
Scrivi

Scrivi la tua job description

E condividila con il tuo capo o il tuo responsabile risorse umane

VideoIl punto di vista delle aziende

 

Tiziana Loscialpo, Secretary Plus

 


4. LE COMPETENZE SOFT DELL’ASSISTENTE DI DIREZIONE

Dietro una performance eccellente c'è un mix di competenze.

  • Cos’è una competenza? 
  • Come funziona?
  • Quali sono le competenze più richieste alle manager assistant?
  • Competenti si nasce o si diventa?

 

Slide

Le competenze dell’assistente di direzione

 
Testo

Dietro una performance eccellente
La forza delle competenze soft

 
Scrivi

Esercizio di autovalutazione e scheda di allenamento


VideoIl mix di competenze

 

Helga Ogliari, Consulente di carriera



5. APPROFONDIMENTI

Letture consigliate

Sue France, The Definitive Personal Assistant & Secretarial Handbook, Kogan Page 2009

 

Daniel Goleman, Lavorare con intelligenza emotiva, BUR, Biblioteca Universale Rizzoli 1997

 

In questo mondo sempre più “flessibile”, le caratteristiche più importanti per avere successo  sono quelle appartenenti alla sfera dell’intelligenza emotiva. Oggi ottimismo, adattabilità, spirito d’iniziativa ecc. alla lunga contano più del quoziente intellettivo o della preparazione tecnica. Goleman illustra tutto ciò con una serie di esempi tratti dal mondo del lavoro. Un libro pubblicato a metà degli anno 90 ma sempre attualissimo!

 

Franco Batini e Andrea Fontana, Storytelling kit: 99 esercizi per il pronto intervento narrativo, Etas 2010

 

Un vademecum per provocare storie e far pensare attraverso le storie, con “impulsi alla narrazione”, esercitazioni e tracce che potranno essere usati immediatamente: per promuovere la carriera, lanciare nuovi prodotti, creare legami con i colleghi, organizzare eventi mediatici e potenziare l’immagine della propria azienda.

 

Richard Templar, Fare carriera, Tecniche Nuove 2011

 

Pensi di essere un professionista nel tuo settore? Hai studiato e lavorato sodo per far bene il tuo lavoro? Ok, però ora è venuto il momento di fare qualcosa di più, è venuto il momento di fare carriera. 

Questa, in sostanza, la tesi di Richard Templar, consulente aziendale che ha condensato la propria esperienza nelle “10 regole d’oro per fare carriera”. Eccole.

  1. Comportati sempre in modo coerente.
  2. Ricorda che vieni giudicato costantemente.
  3. Elabora un piano.
  4. Se non puoi dire nulla di gradevole resta zitto.
  5. Proteggi te stesso.
  6. Mimetizzati.
  7. Sii sempre un passo avanti.
  8. Coltiva la diplomazia.
  9. Conosci il sistema e sfruttalo.
  10. Gestisci la concorrenza.

 

Cary J. Broussard, Come riconoscere il lupo cattivo e vivere felice (senza la nonna), Sperling & Kupfer 2006

 

L’autrice è un’esperta di marketing ed è portavoce della specificità delle donne a lavoro. Ha ideato anche il programma Wyndham Women on their way che ha migliorato i servizi in viaggio d’affari per donne in tutto il mondo. Il libro contiene 10 celebri fiabe (Cenerentola , Biancaneve, Cappuccetto Rosso, Hansel e Gretel, Il brutto anatroccolo, Pollicina, Scarpette rosse, la bella addormentata, Raperonzolo, la Bella e la Bestia) da cui l’autrice ha tratto degli insegnamenti per fare carriera o semplicemente per vivere felici in azienda.


TestoGlossario aziendale

 

 


Link

Link utili

 


 

VideoIntervista doppia: assistente manager

 

Daniela Fasano e Gerhard Dambach, Bosch Italia

 


6. PER FINIRE

Valuta con un test il lavoro che hai fatto.

  • Hai seguito i video?
  • Hai approfondito i temi raccolti nelle slide?
  • Hai letto le interviste?
  • Hai fatto gli esercizi?

TestTest di autovalutazione


7. INFORMAZIONI

Gli spuntini formativi sono un percorso di aggiornamento online per assistenti di direzione, con certificazione A.G.A.- American Global Assistant.

 

Tutti i temi

  1. Perché io valgo: personal branding e leadership per assistenti di direzione
  2. Diversity management for assistant
  3. L’assistente efficiente ed efficace: la gestione del tempo
  4. L'assistente di direzione come problem solver

 

 

Compila la scheda di iscrizione

 

 

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Scegli uno o più temi da approfondire e approfitta degli spuntini, a tua disposizione in qualsiasi momento tu decida di acquistarli.

 

Ogni mese troverai nuovo materiale multimediale che sarà sempre disponibile sul web 24h su 24h, 365 giorni l'anno. 

 

Un percorso creato per venire sempre più incontro alle tue esigenze che ti permetterà una totale flessibilità e autonomia, rispettando i tuoi tempi ed i tuoi spazi.

 

 


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