Chi è? Cosa fa?

«L’assistente di direzione supporta i vertici della struttura per la quale lavora nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo».  

Fonte: Orientaonline, sito a cura del Ministero del lavoro e delle politiche sociali

Le mansioni affidate all’assistente di direzione sono da sempre: lo smistamento della posta e delle telefonate, l’archiviazione pratiche, la gestione dell’agenda del capo e la prenotazione di viaggi.

Una ricerca sui portali specializzati ci permette di scoprire che il profilo dell’assistente di direzione è in realtà molto più complesso. Ci sono infatti executive assi­stant, personal assistant, e poi ancora sales assistant, marketing assistant, HR assistant ...

Per ricoprire tali posizioni è richiesta solitamente una laurea ed una buona conoscenza delle lingue straniere oltre ad una serie di competenze, dette soft o tra­sversali, come:

• organizzazione ed efficienza;
• autonomia;
• funzioni di filtro e di mediazione nella gestione dei processi di management e nelle relazioni fra i differenti livelli aziendali;
• efficacia comunicativa;
• capacità di gestire lo stress.

Nei dieci anni di vita del portale Secretary.it abbiamo assistito ad una vera evo­luzione del profilo dell’assistente dal puro segretariato ad un’attività sempre più simile a quella del manager.

Un’indagine condotta nel 2009 in collaborazione con Od&M Consulting (società di consulenza specializzata in indagini retributive) ci ha consentito di delineare meglio il profilo professionale e le competenze dell’assi­stente di direzione. 

Report dettagliato e analisi sintetica dei risultati del sondaggio.

Oltre ai compiti sopracitati, dall’indagine è emerso che nel mansionario dell’assistente compaiono spesso anche le seguenti attività:

• preparare testi e presen­tazioni, note informative, riunioni;
• stendere verbali di incontri, tradurre testi, supervisionare e gestire ordini d’acquisto;
• stendere report/statistiche, gestire scadenze e attività relative alla segreteria societaria.

Per non parlare poi di attività più specifiche legate alla funzione di appartenenza come redi­gere la stesura di contratti (per chi ha competenze legali), preparare la documenta­zione relativa alla partecipazione a procedure di gare pubbliche (per chi opera nell’area commerciale) o stendere job description (per chi opera nell’area HR) e organizzare eventi e meeting … 

Parte del tempo è infatti dedicato alla redazione di lettere, circolari, report, e-mail, e, in alcune aziende, perfino di comunicati stampa, testi per internet, intranet e corporate blog.

Le mansioni affidate alla cura dell’assistente variano in relazione a:

• formazione e livello di esperienza;

• la sua funzione di appartenenza (HR, amministrazione, marketing, vendi­te, …);

• ruolo del capo (amministratore delegato, titolare d’azien­da, …);

• dimensioni e al livello di organizzazione dell’azienda.

Certo è che in ciascuno di tali contesti (piccole, medie e grandi aziende) l’assistente, al pari di un vigile, regola il traffico delle comunicazioni e delle relazioni da e verso il proprio capo.

a cura di Jessica Alessi