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Il “galateo digitale” del multitasking

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Multitasking

 

La tecnologia senza alcun dubbio è un valido aiuto in ufficio, ma fuori dall'orario di lavoro può diventare fonte di ulteriore stress. Essendo ormai tutti sempre reperibili, infatti, dobbiamo prestare attenzione e seguire regole ben precise (anche se a volte basterebbe il buon senso) per utilizzare gli strumenti con modalità e tempi appropriati.

 

Il tema è stato trattato anche da La Repubblica, in un articolo del 3 febbraio 2015, in cui emerge il vero rischio, quello di ritrovarsi a sbrigare solo le urgenze.

 

È il caso quindi di ricordare un breve decalogo di bon ton, a cura di www.ilcerimoniale.it.

 

 

1) Bandite le comunicazioni nei fine settimana e di notte (eccetto per quelle provenienti da fusi orari differenti).

 

2) La mail è lo strumento ideale per inviare allegati o comunicazioni che implicano risposte articolate, non certo per inviare la variazione di un appuntamento.

 

3) Un mail con più di due indirizzi in Cc può anche non avere risposta, ma è sempre meglio dare una conferma di lettura.

 

4) Se ieri un'informazione "minore" poteva essere data per telefono, oggi possiamo sfruttare WhatsApp o gli SMS anche per avvisare dell'invio contestuale di una mail.

 

5) Chi usa la chat di Facebook per comunicazioni di lavoro va ignorato. Solo LinkedIn fa eccezione.

 

6) WhatsApp è l'ideale per scambiarsi notizie in tempo reale fra gruppi di persone. Meglio usarlo fra colleghi di pari grado, ma quando sono intelligenti e benvoluti è un ottimo strumento anche per i capi.

 

7) In orario d'ufficio non rispondere è sempre segno di maleducazione.

 

8) Fuori dall'orario di lavoro, in caso di urgenze, è possibile richiamare (senza essere oppressivi); il ricevente richiama appena può.

 

9) Le notizie fondamentali si comunicano a qualsiasi ora e con qualsiasi mezzo. Non si tratta di bon ton, è buon senso!

 

A proposito di multitasking...

 

Secondo un recente studio pubblicato anche su Forbes, è emerso come passare da un'attività all'altra influenzi negativamente la nostra produttività. Pensiamo di essere multitasking, o ci piace pensare di esserlo. In realtà stiamo solo cambiando in modo repentino e continuo le priorità assegnate ai nostri compiti, con il risultato che ci ritroviamo ad essere più distratti ed esausti, con un notevole dispendio di tempo (fino al 40% di perdita in termini di produttività, secondo gli esperti).

 

Morale: se vogliamo essere davvero più produttivi, facciamo una cosa alla voltaSembra semplice, ma non è così: per farlo dobbiamo cambiare approccio, adottando strategie per evitare (o almeno diminuire) le distrazioni e le interruzioni. Un piccolo sforzo, ma ne vale la pena.

 

E tu? Sei d'accordo?  
Sei davvero multitasking? 

Parliamone nel gruppo LinkedIn 

 

Fonte: Forbes.com

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