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Il ruolo della Leadership delle Assistenti di Direzione

Riportiamo parte dell'interessante intervista a Olimpia Ponno di Jobrapido

Leadership

Olimpia Ponno"Se la Direzione Aziendale è il motore e il volante dell'azienda, che muove e guida operativamente l'Organizzazione, l'Assistente di Direzione è la porta e il navigatore: filtro del manager, gestisce e pianifica la sua agenda, i viaggi; organizza i meeting interni e gli eventi aziendali; è una figura di rappresentanza dei vertici aziendali e un punto di riferimento per l'intera Organizzazione".

 

Inizia con una metafora legata ai motori la nostra chiacchierata con Olimpia Ponno, consulente e coach di ampia esperienza, direttore scientifico del MALP - Manager Assistants' Leadership Program, il percorso formativo dedicato alle Assistenti di Direzione.

 

"L'Assistente di Direzione è un ruolo chiave in azienda, in grado di incidere sui risultati d'impresa. Purtroppo spesso viene sottovalutato; ma i Manager, nella realtà, contano sull'Assistente per gestire efficacemente sempre più aspetti: agenda, viaggi, attività, così come i rapporti e le relazioni con i diversi interlocutori (interni ed esterni all'azienda), le faccende personali, di famiglia... Quindi, l'Assistente di Direzione è in grado di influire su benessere, motivazione, performance delle figure chiave in azienda..."

 

Il cliché della "segretaria tuttofare" va quindi aggiornato, ma come?

 
"Partiamo dai Manager: da loro giunge sempre più la richiesta di poter contare su una persona laureata, multilingue, diplomatica, riservata, creativa, dotata di spirito di iniziativa, con spiccate capacità organizzative-gestionali-relazionali e attitudine a lavorare sotto pressione. Generalmente sono donne, perché più portate a funzioni multitasking. Il ruolo si è evoluto, è cruciale e delicato, le Assistenti si devono destreggiare in situazioni complesse e ad alto carico di tensione, con attività che sconfinano sempre più in articolati processi operativi di marketing e management".

 

 

Quali sono i compiti, le "tasks" richieste agli/alle Assistenti di Direzione?

 
"Ogni azienda e ogni Direzione fanno un po' storia a sé. Tra i compiti più richiesti all'Assistente: gestione delle comunicazioni interne ed esterne, coordinamento agenda-appuntamenti-trasferte-meeting-eventi aziendali, stesura di documenti e presentazioni, filtro delle telefonate e della posta in ingresso e in uscita, preparazione delle riunioni e accoglienza degli ospiti, supporto informativo per l'ottimizzazione dei servizi aziendali e molto altro. Per trascorrere una giornata insieme a una di loro consiglio il video realizzato da Chiara Agnese Azzarello, vincitrice del Premio Assistente dell'anno 2014 al Secretary Day di Milano, che descrive perfettamente l'attività quotidiana di un'Assistente di Direzione in versione ironica e dinamica".

 

 

Chiara Azzarello è stata anche intervistata in alcune trasmissioni televisive, a conferma dell'attenzione che c'è su questa importante figura professionale:

 

Chiara Azzarello a Uno Mattina

 

Quello dell'Assistente di Direzione appare un profilo professionale sempre più articolato ed evoluto quindi: per competenze, mansioni, incarichi...

 
"Assolutamente sì, l'Assistente di Direzione è il punto di riferimento fondamentale per il Manager. Di recente il sociologo Domenico De Masi ha definito la Segreteria "la capa dei capi", una professionalità in continuo sviluppo, alter-ego, braccio destro e sinistro del top management".

 

 

Vista in questi termini, è una figura alla quale vengono richieste prestazioni elevate, grande qualificazione e ampio spettro di competenze. Quali sono secondo lei le caratteristiche vincenti da possedere per ambire con successo a questa professione?


"Le assistenti oggi partecipano a corsi di formazione in marketing, management, leadership, comunicazione, dovendo seguire le funzioni dei loro capi top manager e condividere i valori e gli obiettivi aziendali anche nelle loro attività di relazioni pubbliche con colleghi, clienti, fornitori, azionisti, sponsor, solo per citare alcune delle categorie con cui si relazionano nella loro quotidianità professionale. Consapevolezza, autostima, leadership sono ingredienti indispensabili. L'obiettivo del MALP - Manager Assistants' Leadership Program è proprio quello di incrementare queste competenze e abilità dell'Assistente di Direzione, assicurando così un contemporaneo incremento di efficacia dell'attività della Direzione Aziendale".

 

Cosa consiglierebbe a quante/i operano già come Assistenti di Direzione o intendono intraprendere tale percorso professionale?

 
"Quello dell'Assistente di Direzione è un ruolo tra i più richiesti, si parla infatti di personal, executive, manager assistant che mai potrebbero essere sostituite dal loro avatar 2.0 o dallo smartphone, strumento peraltro di lavoro quanto mai utile. Tra i fattori chiave di crescita: partecipare attivamente alla community di Secretary.it, seguire percorsi di formazione strategici e operativi sempre più mirati ai propri obiettivi professionali e personali, costruire quotidianamente una aperta, collaborativa comunicazione con il proprio – o i propri – Manager".

 

 

Fonte: Jobrapido    

 

 

 

Malp

 

Olimpia Ponno è Planner, event & travel designer; Educator & Trainer; Communication & marketing consultant; 
Presidente MPI Italia Chapter. 
Dal 2010 collabora con Secretary.it come MALP Trainer. www.olimpiaponno.com

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